Automatische indexatie van bestekdocumenten voor Storax
Onze oplossing
We ontwikkelden KeyWords, een slimme applicatie die documenten volledig automatisch indexeert en doorzoekt.
Belangrijkste onderdelen van de oplossing:
Automatische document-indexatie
Alle documenten uit een aanvraag worden automatisch gescand, gelezen en gekoppeld aan het juiste project. Op basis van vooraf ingestelde zoekwoorden worden relevante hits direct zichtbaar.
Slimme PDF-analyse en zoekalgoritme
De app leest volledige bestekken, herkent woorden en context en toont waar in de documenten hits gevonden zijn.
Direct inzicht bij elke nieuwe aanvraag
Productmanagers zien bij een nieuw project meteen welke zoekwoorden gevonden zijn, in welke documenten en op welke pagina’s.
Eenduidige structuur voor alle projecten
De applicatie bouwt automatisch een consistente projectstructuur op, inclusief documentmappen, metadata en status.
E-mail verwerking voor 12Build, WeTransfer en andere bronnen
Aanvragen worden automatisch ingelezen via mail, inclusief het downloaden van alle bijlagen, 12Build-bestanden en WeTransfer-links.
Synergy-integratie
Nieuwe projecten worden automatisch aangemaakt of bijgewerkt, volledig gekoppeld aan de bestaande interne systemen van Storax.
Deze automatisering geeft productmanagers in één oogopslag duidelijkheid en maakt het selecteren, beoordelen en offreren een stuk sneller.
maanden Design & Discovery
maanden actieve ontwikkeling
maanden doorontwikkeling (lopend)
De uitdaging
Storax levert producten aan aannemers en ontvangt dagelijks een groot aantal aanvragen om offertes uit te brengen. Elke aanvraag bevat tientallen tot soms honderden documenten. De productmanagers moesten al deze documenten handmatig doorzoeken om te bepalen of ze konden en wilden rekenen. Dat kostte veel tijd, leidde tot fouten en maakte het lastig om offertes voor de deadline te versturen. De vraag was helder: zorg voor een oplossing die direct inzicht geeft of een project relevant is, zonder dat iemand honderden documenten hoeft door te spitten.
Onze aanpak
Resultaat
Het volledige beoordelingsproces is geautomatiseerd en versneld.
- 20.000 documenten automatisch geïndexeerd
- 500 projecten verwerkt via KeyWords
- Sneller bepalen of Storax wil rekenen
- Offertes op tijd verstuurd, zelfs bij grote aanvragen
- Veel minder handmatig werk en minder kans op fouten
- Hoge betrouwbaarheid door koppelingen met 12Build, WeTransfer en Synergy
Het systeem is inmiddels de centrale plek voor alle binnenkomende projectaanvragen.
